사회활동을 하다보면 많은 사람들을 만난다. 처음만나서 자연스럽게 명함을 주고 받는다. 이 때 받은 명함. 몇 년 뒤라도 그 명함으로 예전의 상황을 기억해낼 수 있는 방법을 찾을 수 있다면 얼마나 좋을까.
그만이 그동안 사회생활하면서 주고받은 명함의 수가 약 3000건이 넘는 것 같다. 기억엔 없지만 약 2400여 건의 주소록이 정리돼 있으니 정리하지 못한 것까지 포함해서 말이다. 그러다보니 중복해서 명함을 받을 때도 있고 명함을 주고받았다는 사실 자체를 잊어버릴 때도 있다.
얼마 전에는 노트북에 주소록까지 정리돼 있는 파일을 잃어버리는 사태까지 발생하고 나니 그동안 꼬박꼬박 정리해오던 명함들을 다시 뒤적여야 하는 사태를 맞이하고야 말았다.
상상해보라. 수백장의 명함을 옆에 쌓아 두고 아웃룩 주소록에 다시 일일히 입력하고 있는 상황을. 정말 아르바이트라도 고용하고 싶을 정도다. 게다가 그동안 아웃룩에 메모해두었던 많은 기억들까지 모조리 사라져버렸으니 언제 만났는지부터 상대방의 관심사, 정보, 관련 자료 링크들까지 없어진 셈이다.
그다지 메모광도 아닌데 한두 달에 한 번씩 수북히 쌓인 명함을 정리할 때는 한숨부터 나올 수밖에 없다. 그런데 이번에 노트북을 잃어버리면서 유실된 데이터는 새로 정리한 400여명의 주소록 데이터. 물론 새로 만난 사람도 있지만 직업이 바뀌거나 새로운 정보를 추가해 넣은 것까지 합해서 말이다.
그래서 그동안 눈팅만 해오던 명함 인식기를 질러버렸다. 20만원 가까운 돈을 써서 굳이 컬러 스캔이 되는 [한국인식기술, 하이네임 V3.0 컬러명함 스캐너]를 샀다. 주말 동안 250장을 정리하는 데 4, 5시간 정도 걸린 거 같다. 앞으로 천 여 장을 더 정리해볼 생각이다.
간단히 몇줄 후기로 정리하자면,
명함 인식기가 있다고 해서 명함 정리가 순식간에 해결되는 것은 아니다. 인식 속도도 엄청 빠르진 않다. 게다가 인식 오류가 있을 때는 수정해줘야 하고 간단한 메모는 역시 수동에 의존해야 한다.
명함의 각 부위를 자동으로 찾아내 정리해주고 복잡한 회사 이름의 경우 알아서 일반적으로 쓰이는 이름으로 단축해주는 기능까지 있다. 결국 기기가 중요한 것보다는 소프트웨어의 성능이 더 중요하다. 전화를 바로 걸 수 있다거나 주소를 눌러 바로 지도를 연결해 볼 수 있고 SMS를 보내는 등의 역할은 소프트웨어의 역할이기 때문이다.
또한 더 중요한 것은 주소록의 자유로운 호환이다. CSV라는 파일 형식으로 웹 주소록은 물론 휴대폰의 주소록과 연동을 할 수는 있지만 좀더 쉽게 할 수 있다는 점이 중요하다. 특히 데이터 필드 매칭(각 데이터 항목 일치시키는 작업)에 신경을 쓰면 거의 완벽하게 호환할 수 있다.
마음에 드는 것은 PC에 백업하는 것은 물론 온라인에 주소록을 백업할 수 있다는 점이다. 그만처럼 몇 번의 주소록 망실 사건을 경험한 이라면 반드시 필요한 기능이다. ㅠ,.ㅠ
디지털카메라로 찍은 사진으로 명함을 인식할 수도 있고 평판 스캐너가 있다면 최대 8장까지 한꺼번에 인식도 가능하다.
하이네임 컬러명함 스캐너의 경우 세로로 인식시키면 두장까지 동시에 인식 가능하다.
물론 아무래도 기계가 사람 눈보다 정확하지 않은 것은 사실이다. 특히 작게 써있는 이메일은 엉뚱하게 인식한다거나 'L'과 'I'를 서로 구분하지 못하는 경우도 있다. 또한 이름이 크게 적혀 있는 경우는 이름 자체를 인식하지 못하는 경우도 있고 '이'를 '미'로 인식하는 등의 작은 오류도 보인다.
또한 기본 스캐너 기기가 롤링방식이라 겉면에 요철이 있는 인쇄물이나 접혀 있는 명함의 경우 인식이 잘 안 되는 경우도 있었다. 또한 비스타 사용환경에서 스캐너 드라이버를 잡는 데 조금 난항이 있었다.
어쨌든 전체적으로는 괜찮은 거 같다. 특히 다량의 명함 정리가 필요한 사람에게는 추천한다. 개인적으로 이놈을 좀 빨리 만날 것을 후회하고 있다.
다음은 보너스.^^
팁 > 명함을 주고받는 사회에서 필요한 3가지.
1. 명함 주고받을 때 예의
- 명함지갑에서 명함을 꺼낼 것. 뒷주머니나 안주머니, 지갑 등에서 주섬주섬 꺼내는 것은 최악.
- 상대방이 읽기 편리한 방향으로 줄 것. 영문이 적힌 부분을 위로 준다거나 세로로 주거나, 또는 이름이 뒤집어진 상태에서 상대방이 명함을 받자마자 뒤집는 상황을 만들지 말 것.
- '반갑습니다. 000입니다'라고 말하고 줄 것. 이건 기본 예의.
- 명함을 받은 다음 바로 집어 넣지 말 것. 명함을 받고 나서 서로에게 명함에 적힌 이름이나 회사 이름, 주소 또는 기타 특이 사항을 발견해 서로 질문하는 것은 나중에 기억할 때도 도움이 된다.
- 테이블에 가지런히 정리해두고 이야기 할 것. 명함은 상대방과 대화할 때 한번씩 기억을 되살리는 역할을 하므로 협상이나 미팅자리라면 명함을 테이블 위에 올려놓아 두는 것이 좋다. 나중에 음식이 나오거나 헤어질 때 정리해서 일어나면 된다.
- 메모는 현장에서 상대방이 보는데서 하지 말 것. 정리하는 데 도움이 되는 메모가 있지만 그렇다고 해서 상대방 명함에 직직 긋는 모습을 보이는 것은 좋지 않다. 나중에 헤어진 직후 정리하는 것이 좋다.
- 두 번 받는 것이 차라리 낫다. 나중에 명함을 또 받는 경우가 있다. 상대방이 기분나쁠까봐 기억이 나지 않으면서도 명함을 받지 않으면 나중에 계속 상대방이 누구인지 모르고 만나는 경우가 생긴다.
2. 명함 정리할 때 꼭 필요한 것
- 경험상 명함을 정리할 때 가장 중요하게 틀리지 말아야 할 부분은 다음과 같다.
이름> 휴대폰번호> 이메일> 회사이름> 직책> 부서> 회사전화번호> 메모> 회사팩스번호> 회사주소. 그 외에 블로그 주소나 메신저 주소는 메모해두는 것이 좋다.
- 사진까지 정리하는 것은 무리겠으나 최소한 상대방 블로거주소나 상대방의 프로필이 담겨 있는 사이트를 링크시키는 것은 나중에 큰 도움이 된다.
- 만난 상황 외에 누구와 만났는지를 정리하면 인적 네트워크를 확대시키는 데 도움이 된다.
- 무슨 일로 만났는지, 그리고 상대방의 외모나 기타 특징은 무엇이었는지를 간단하게 적어 놓는 것이 좋다.
- 명함 정리는 가급적 시간 순서대로 하는 것이 좋다. 상대방의 이력을 지속적으로 정리하는 것도 중요하다.
3. 명함 인식기와 주소록 백업은 필수
- 이 내용은 별로 설명이 필요 없는 것 같아서 패스~!^^
